Od zera do dobrze prosperującego gabinetu prywatnego

KAMIENIE MILOWE: Jak przejść na swoje?

 

Zaraz po studiach warto mieć etat. Mimo to, że zarobki na początku mogą być małe, będziesz miał/a świetną możliwość pokazania się w środowisku i nauczenia wielu nowych, cennych rzeczy.

Szczególnie, jeśli jesteś świeżo upieczoną/ym absolwentem psychologii czy studium psychoterapii.

Bardzo polecam takie rozwiązanie, ale jeśli ten etap masz już za sobą, to możesz śmiało decydować się na praktykę prywatną.

Jak „przejść na swoje”?

  1. Zacznij: podejmij decyzję – jeśli nie teraz to kiedy?
  2. Pokaż się: mów o tym, co robisz, zrób warsztaty, prelekcje, pójdź na zebranie do rodziców.
  3. Zrób warsztat w fundacjach, stowarzyszeniach.
  4. Załóż FP, ogłoś otwarcie gabinetu na FB.
  5. Zarejestruj się na stronach dla psychologów i psychoterapeutów – tam jest mnóstwo ogłoszeń o poszukiwanych psychoterapeutach.
  6. Więcej o etycznych sposobach pozyskania pacjentów do prywatnego gabinetu przeczytasz w moim bezpłatnym ebooku:

    Chcesz mieć więcej pacjentów, którzy godziwie zapłacą za Twoją pracę?

    Zapisz się na newsletter i odbierz bezpłatnego e-booka, w którym opisuję 12 najskuteczniejszych sposobów pozyskiwania pacjentów!

    Aby pobrać e-booka kliknij w okładkę.
  7. Wynajmij gabinet na godziny, na jeden dzień w tygodniu, w mało komercyjnym miejscu, bądź wspólnie z innymi.
  8. Pracuj z pojedynczymi pacjentami, ale pracuj, oni będą Cię polecać innym.
  9. W dniu przyjęcia pierwszego pacjenta załóż działalność lub zgłoś działalność nierejestrowaną.
  10. Jeśli nie umiesz samodzielnie założyć i rozliczyć działalności poproś o to księgową – średni koszt na rynku to 100-300 zł miesięcznie. Założenie działalności jest bezpłatne. Wystarczy jedna wizyta w urzędzie. Nie musisz mieć kasy fiskalnej, nie ma takiego obowiązku. Możesz wystawiać rachunki uproszczone. Nie musisz być Vat-owcem.
  11. Jeśli nie stać Cię na indywidualną superwizję, bo masz tylko jednego pacjenta, korzystaj z superwizji koleżeńskiej, czytaj, szukaj, dopytuj. Załóż grupę, spotykajcie się co tydzień, wymieniajcie doświadczeniami, pożyczajcie sobie książki. Możesz dołączyć do grup organizujących superwizję grupową w Twoim miejscu zamieszkania.
  12. Dbaj o marketing – dalej się reklamuj – to musi być proces ciągły. Rób dni otwarte, prelekcje tematyczne związane np. we wrześniu – jak wspierać dziecko w szkole, grudzień – jak kupić mądry prezent, jak dobrze spędzić święta itp. To nic nie kosztuje.
  13. Wraz ze wzrostem pacjentów, systematycznie podwyższaj ceny (nowe ceny dla nowych pacjentów).
  14. Wynajmij samodzielny gabinet, kiedy Twoje zyski będą wystarczające, żeby opłacić pełny czynsz. Koniecznie zapewnij sobie profesjonalną superwizję. Ciesz się godnymi zarobkami i efektami twoich pacjentów
  15. Jeśli zechcesz, wraz ze wzrostem ilości pacjentów, możesz zatrudnić pracowników.

 

Żeby prowadzić prywatny gabinet psychoterapii musisz mieć założoną działalność gospodarczą lub działać w oparciu o inną formę prawną (np. spółkę, lub działalność nierejestrowaną).

Dlaczego?

  1. Bo jest to praca we własnej firmie, a każda firma musi mieć swoją osobowość prawną.
  2. Pacjenci coraz częściej proszą o wystawienie faktury lub rachunku uproszczonego i jeśli prowadzisz gabinet nielegalnie, to masz spory kłopot.
  3. Odliczasz koszty, np. urządzenie gabinetu, czynsz, energię, dojazdy, superwizję, psychoterapię, szkolenia, materiały do psychoterapii, środki czystości i inne koszty związane z prowadzeniem gabinetu.
  4. Jesteś spokojna/y w razie kontroli Urzędu Skarbowego.
  5. Piszesz opinie, zakładasz karty i jest to wszystko zgodne z literą prawa.
  6. Jesteś uczciwa/y i nie obracasz się w szarej strefie.
  7. Jesteś bezpieczna/y, nawet jeśli Twoim pacjentem jest ktoś z urzędu skarbowego.

 

Przy założonej działalności gospodarczej Twoim zadaniem jest po zakończeniu miesiąca rozliczyć się, zapłacić ZUS i podatek. Ja korzystam z usług biura rachunkowego więc rozliczenia wykonuje za mnie moja księgowa. Przekazuję tylko faktury, które wystawiłam, zeszyt ewidencji sprzedaży oraz faktury za poniesione w danym miesiącu koszty.

W przypadku, kiedy pracujesz na etacie i prowadzisz działalność, Twoim zadaniem będzie opłacenie tylko składki zdrowotnej ZUS i opłacenie podatku dochodowego, jeśli taki będzie. Do tego możesz odliczyć koszty, które w danym miesiącu poniosłaś/eś.

Pamiętaj, że dopóki nie masz ani jednego pacjenta, nie pobierasz opłat za terapię nie musisz zakładać działalności gospodarczej. Możesz to zrobić przed wystawieniem pierwszej faktury, nawet tego samego dnia.

Działalność gospodarcza może mieć datę rozpoczęcia identyczną, jak data wystawienia pierwszej faktury.

Jako zaczynający przedsiębiorca musisz wykonać kilka ważnych czynności, które zawarte są w instrukcji zakładania działalności gospodarczej na stronie serwisu informacyjno-usługowego dla przedsiębiorcy.

Zakładając firmę większość czynności możesz zrobić za pomocą Internetu.

Wpisz w przeglądarkę internetową adres www.firma.gov.pl i wypełnij formularz CEIDG (wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej).

 

Zobacz instrukcję wypełniania, wysyłania i podpisywania formularza. Polecam Ci tzw. Profil Zaufany. Korzystam z niego od dawna, dzięki czemu większość spraw urzędowych załatwiam przez Internet.

W formularzu CEIDG musisz wybrać rodzaj wykonywanej działalności. W tym celu zajrzyj do Polskiej Klasyfikacji Działalności. Do formularza CEIDG wpisuje się jedynie numery wybranych czynności. Nie obowiązuje żaden limit ilości podawanych numerów PKD.

Możesz wybrać dowolną ilość rodzajów wykonywanej działalności (PKD).

 

WYBÓR KODÓW DZIAŁALNOŚCI PKD

Sprawdź aktualny spis kodów działalności PKD, ponieważ są one co jakiś czas aktualizowane. Jeśli masz kłopot z wyborem, poproś o pomoc urzędnika lub swoją firmę księgową.

Kod PKD stosowany w działalności psychoterapeutycznej to: 86.90.E Pozostała działalność w zakresie opieki zdrowotnej, gdzie indziej niesklasyfikowana. Działalność w zakresie zdrowia psychicznego świadczoną przez psychologów i psychoterapeutów.

 

ZAKŁAD UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH

W wolnej chwili, załóż konto na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Do tego musisz mieć profil zaufany / podpis elektroniczny, ale też możesz zarejestrować się poprzez bankowość elektroniczną lub login.gov.pl. Jest to wygodna platforma, dzięki której możesz śledzić proces przetwarzania twojego zwolnienia lekarskiego. Po zalogowaniu na swoje konto zobaczysz, kiedy i w jakiej kwocie zostanie wysłany do Ciebie przelew z ZUS. Pamiętaj, że kwoty zasiłków chorobowych podane są zawsze brutto i musisz odjąć od nich podatek.

Do ZUS-u składasz jeden z dwóch podstawowych dokumentów:

ZZA – rejestracja tylko do składki zdrowotnej:

gdy chce się skorzystać z „ulgi na start” lub gdy jest się jednocześnie zatrudnionym na umowę o pracę z wynagrodzeniem powyżej minimalnej pensji krajowej.

ZUA – rejestracja do wszystkich składek:

w pozostałych sytuacjach (w tym również rejestracja do „małego ZUS-u”).

Jeśli chcesz zgłosić członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, to wypełnij także formularz ZCNA.

Druki te wypełnij w momencie rejestrowania działalności. Jeśli się tego nie zrobi, to nie martw się. Masz 7 dni od daty rozpoczęcia działalności na dostarczenie do ZUS-u dokumentów ZUA lub ZZA na ich papierowych formularzach.

Zapoznaj się koniecznie z nową ofertą ZUS dotyczącą ulg dla młodych przedsiębiorców, zakładających pierwszy raz działalność gospodarczą.

 

NUMER NIP

Twój osobisty numer staje się numerem firmy w momencie jej powstania. Jeżeli dotąd nie miałaś/eś NIP-u, to został on nadany Ci przez Ministerstwo przy realizacji wniosku CEIDG.

 

URZĄD SKARBOWY

W formularzu CEIDG informujesz Urząd Skarbowy jaką wybierasz formę opodatkowania i rodzaj prowadzonej dokumentacji księgowej. Musisz jeszcze zdecydować, czy chcesz być podatnikiem VAT. Jeśli nie chcesz, to urzędu już nie odwiedzasz. Jeśli chcesz być płatnikiem VAT, składasz odpowiedni dokument o nazwie VAT-R w swoim Urzędzie Skarbowym.

Ja prowadząc szkolenia i psychoterapię nie jestem VAT-owcem. Prowadząc psychoterapię korzystam z ulgi na usługi psychologów. Podstawa zwolnienia z VAT: art. 43. ust. 1 pkt 19 lit. d, Dz.U.2018.0.2174 t.j. – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

 

BIURO KSIĘGOWE

W formularzu CEIDG musisz wskazać, kto będzie prowadził Twoją dokumentację finansową firmy. Możesz współpracować z biurem księgowym lub jeśli czujesz się na siłach, rozliczać się samodzielnie.

 

PIECZĄTKA

Nie istnieje prawny wymóg wyrobienia pieczątki w gabinecie prywatnym, ale jej posiadanie często okazuje się przydatne. Możesz z niej korzystać wystawiając faktury, zaświadczenia o psychoterapii, opinie, wysyłając korespondencję, czy zakładając karty pacjenta.

Co musisz umieścić na pieczątce:

pełną nazwę firmy, adres firmy, może być telefon, e-mail, koniecznie REGON i NIP.

Adres firmy może być Twoim adresem domowym, dopóki nie masz swojego stałego gabinetu, gdzie może przychodzić korespondencja.

Ja mam dwa adresy firmowe.

Na pieczątce umieściłam ten, gdzie mam gabinet. Do korespondencji z urzędami używam adresu domowego – mojego drugiego adresu firmowego.

 

PROGRAM DO WYSTAWIANIA FAKTUR LUB RACHUNKI UPROSZCZONE

Możesz kupić sobie zwykły bloczek z rachunkami i ręcznie uzupełniać je po zakończonych sesjach. Proponuję Ci jednak bardziej nowoczesne rozwiązanie.

W Internecie jest mnóstwo programów do wystawiania faktur. Jeśli nie jesteś płatnikiem podatku VAT, możesz wystawiać faktury z adnotacją „zw.” w kolumnie VAT.

Polecam tego typu programy, ponieważ jeśli nie przekroczysz np. 10 faktur miesięcznie nie płacisz abonamentu. Na początek przygody z prywatnym gabinetem jest to świetne rozwiązanie. Dodatkowo masz w jednym miejscu dane pacjentów, które przy każdej kolejnej fakturze wyświetlają się automatycznie, oszczędzasz czas, widzisz historię sesji, wiesz jak kształtują się Twoje zarobki na przestrzeni miesięcy, potem lat.

Taką fakturę możesz też wystawić na smartfonie pod koniec sesji i wysłać pacjentowi na jego maila.

Bezpośrednio z systemu, możesz faktury wysyłać mailem. Jest to bardzo praktyczne, zwłaszcza kiedy pracujesz online z pacjentami mieszkającymi za granicą.

Programy księgowe, mają różne wersje językowe więc wystarczy kliknąć w odpowiednią opcję np. polsko – angielską i masz fakturę w dwóch językach. Dzięki temu i Ty i pacjent możecie sobie rozliczyć to w swoim kraju.

Do systemu księgowego możesz podpiąć inne osoby. Do mojego ma biuro księgowe, które mnie obsługuje.

Pamiętaj przestrzeganiu tajemnicy osobowej oraz o podpisaniu umowy o ochronie danych osobowych. Szablony znajdziesz w pakiecie:

RODO i Tajemnica Zawodowa – Pakiet Profesjonalny Gabinet

gdzie znajdziesz gotowe szablony wraz instrukcją wideo do zastosowania w gabinecie psychoterapii.

 

KONTO BANKOWE

Jest ono niezbędne do przelewów za terapię przez Skype czy WhatsApp, przelewów do ZUS czy Urzędu Skarbowego.

Twoje konto osobiste może być jednocześnie kontem firmowym. O szczegółach porozmawiaj ze swoim księgowym lub doradcą podatkowym. Wszystko, co musisz wiedzieć wybierając konto bankowe dowiesz się czytając aktualne oferty banków.

Polecam przejrzeć ranking warunków na blogu Michała Szafrańskiego pt. Jak oszczędzać pieniądze.

Po założeniu konta bankowego należy koniecznie poinformować o tym fakcie Urząd Skarbowy oraz ZUS wypełniając odpowiedni wniosek.

 

ZAŁÓŻ PROFIL ZAUFANY / PODPIS ELEKTRONICZNY

Proponuję Ci założyć Profil Zaufany. Jest bezpłatny. Za pomocą Profilu Zaufanego możesz zarejestrować firmę przez Internet, wprowadzać zmiany on line, bez udawania się osobiście do urzędu. Taką samą funkcję spełnia podpis elektroniczny, ale jest płatny.

 

OC – NADGORLIWOŚĆ CZY WYMÓG PROFESJONALISTY?

Zachęcam Cię do wykupienia dobrowolnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej dla osób wykonujących następujące zawody medyczne tj.: logopeda, neurologopeda, psycholog, psychoterapeuta, specjalista terapii uzależnień, terapeuta zajęciowy.

W obu przypadkach zatrudnienia, czyli nie tylko na działalności gospodarczej, ale również w pracy na etacie z dodatkową działalnością gospodarczą proponuję Ci wykupienie ubezpieczenia OC. Pracodawcy nie zawsze pamiętają, aby na czas je przedłużyć, a poza tym w zależności od sposobu skonstruowania umowy przez ubezpieczyciela ubezpieczenie OC w pracy etatowej może nie obejmować usług świadczonych przez Ciebie w ramach prywatnego gabinetu.

Dlaczego proponuję Ci OC?

W ciągu ostatnich kilku nastąpił wyraźny wzrost roszczeń pacjentów z zakresu odpowiedzialności cywilnej w stosunku do przedstawicieli zawodów medycznych i pokrewnych.

Wyspecjalizowane firmy odszkodowawcze wyszukują poszkodowanych i świadczą kompleksowe usługi polegające na uzyskaniu wysokich odszkodowań.

W przypadku zawodu psychoterapeuty trudno jest w sądzie określić jedyną słuszną wersję wydarzeń, bo:

a) nie ma świadków,

b) pacjent może odbierać pewne zachowania przez pryzmat swojego zaburzenia,

c) narracja pacjenta o sesji może być wzbogacona o dodatkowe treści,

d) słuchający bliscy mogą jeszcze co innego usłyszeć.

Moim zdaniem szkoda czasu, pieniędzy i nerwów na procesy sądowe. OC skutecznie gwarantuje nam bezpieczeństwo bez względu na to, czy zarzuty są zasadne czy też nie.

Moduły OC i ich warianty cenowe są dobierane do sytuacji zawodowej i potrzeb ubezpieczonego. Ja wykupuję OC na rok za ok. 100 zł. Porozmawiaj z firmą ubezpieczeniową jakie OC będzie dla Ciebie najbardziej korzystne.

 

JAK ZAŁOŻYĆ GABINET, KIEDY MASZ MAŁO PIENIĘDZY I PACJENTÓW?

Każdy z nas kiedyś zaczynał od pierwszego pacjenta. Często zapada nam w pamięć na całe życie, ponieważ to właśnie z nim otwieramy nasz nowy biznes.

Jeśli jesteś dopiero po studiach albo do tej pory pracowała/eś w poradni/przychodni/szpitalu, możesz z powodzeniem już dzisiaj zacząć zarabiać pierwszego pieniądze w prywatnym gabinecie.

Jak zacząć wynajmować gabinet bez żadnych kosztów lub za naprawdę małe pieniądze?

 

OTO KONKRETNE ODPOWIEDZI:

  1. Na początku szukaj lokali bezpłatnych np. w fundacjach / stowarzyszeniach wszelkich organizacjach OPP (organizacje pożytku publicznego) itp./ kościołach / wspólnotach/
  2. Rozliczaj się barterem z właścicielem lokalu – nigdy z pacjentem!. Np.: przeprowadź umówioną wcześniej ilość godzin psychoterapii, warsztatów czy treningów psychoedukacyjnych na rzecz podopiecznych wybranej organizacji, a w zamian za to przyjmuj swoich pacjentów (np. dwa dni w tygodniu) w lokalu ww. organizacji. Oblicz koszty jednej i drugiej usługi. Powinny być jednakowe lub podobne. Tak, żeby nikt nie był stratny. Najlepiej spisz umowę dotyczącą rozliczeń, nawet jeśli jest to barter. Pamięć ludzka bywa zawodna. Po sporządzeniu umowy w razie nieścisłości, każda ze stron będzie miała szansę odwołania się do podpisanej wcześniej umowy.
  3. Poszukaj miejsca na gabinet na uczelniach, w akademikach, przedszkolach, szkołach, Domach Pomocy Społecznej. Tam czasem są bezpłatne lub bardzo tanie lokale do wynajęcia.
  4. Wynajmij coś wspólnie ze znajomymi (całe mieszkanie bądź jeden wspólny gabinet, pokój).
  5. Wynajmij lokal samodzielnie w miejscu mało „komercyjnym”, na uboczu, które będzie tańsze od lokali w centrum.
  6. Możesz też przeznaczyć jeden pokój w mieszkaniu czy piętro w domu. Wtedy praktycznie nie masz kosztów. Gabinet w domu ma pewną specyfikę i w dalszej części książki zapoznam Cię z moimi doświadczeniami w tej materii.

 

Pamiętaj, że koszty wynajmu możesz sobie wliczyć w koszty prowadzonej działalności i odjąć od podatku.

 

Moje poglądy, mój warsztat pracy.

Warto jeszcze żebyś wiedział/a, że treści zawarte na tym blogu są wyłącznie wyrazem moich poglądów wypracowanych w oparciu o moje doświadczenia zawodowe.

Nie jestem guru psychoterapii. Robię to po swojemu łącząc wiedzę i mój sposób bycia w swoistą osobowość terapeutyczną.

Nie traktuj niczego co tutaj piszę jako prawdy objawionej. Przyjmij, że wszystko co tu przedstawiam to mój punkt widzenia, który nie musi być spójny z Twoim. Staram się dzielić wiedzą i moimi doświadczeniami.

Pamiętaj, że samodzielnie, na własną odpowiedzialność podejmujesz decyzje dotyczące Twojej pracy.

Jeśli coś z tego Ci się przyda, to super. Jednak zawsze samodzielnie musisz przemyśleć, czy ma to dla Ciebie i w Twoich pacjentów sens.

Do tego Cię zachęcam.

I mam wielką prośbę – koniecznie daj mi znać w komentarzu na blogu poniżej, jeśli podane tu informacje będą dla Ciebie przydatne.

Jeśli chcesz otrzymywać ode mnie bezpłatne materiały oraz informację o każdym nowym artykule pojawiającym się na blogu, to zapisz się na mój newsletter. Deklaruję, że nie będę Ci wysyłać niczego innego (ja też nie lubię spamu).

A kolejny artykuł, o tym jak urządzić gabinet 🙂

Trzymam kciuki,

Dorota Świetlicka

Co o tym myślisz? Zostaw komentarz

Dodano już 4 komentarze:

  1. Katarzyna

    4 listopada 2019

    Pozdrowienia. Poproszę o newsletter

  2. Dorota Świetlicka

    4 listopada 2019

    Proszę bardzo :). Oto link http://bit.ly/TwójDochodowyGabinet

  3. Joanna

    4 listopada 2019

    Podobało mi się, bo było bardzo konkretnie i rzeczowo. Oprócz psychologa, jestem też doradcą zawodowym i wydaje mi się, że podobnie „czuję’ temat😉 bardzo przydatne pomysły, zwłaszcza na podnajem lokalu w organizacjach. Jestem po przeprowadzce do Lublina, obecnie na macierzyńskim, a potem mam w planach czegoś szukać na etat plus parę godzin działalności i tak sobie właśnie poczytuję Pani artykuł i kreuję w umyśle wizję swojego gabinetu😀 dziękuję za inspirację i pozdrawiam 😀

  4. Dorota Świetlicka

    5 listopada 2019

    Bardzo dziękuję 🙂 Trzymam kciuki!